Teams : mode d’emploi

L’Université de la Nouvelle- Calédonie a fait le choix d’utiliser Microsoft Teams, la plateforme collaborative d’Office 365 dédiée au travail d’équipe. Microsoft Teams vous permet de discuter, organiser des réunions en ligne, partager des fichiers, collaborer sur des documents et travailler efficacement en équipe, où que vous soyez.

Pour vous accompagner dans vos premiers pas ou dans l’utilisation quotidienne de Teams, nous vous proposons une FAQ qui passe en revue toutes les questions les plus courantes que vous vous posez.

Foire aux questions | Questions générales

1. Qu’est-ce que TEAMS ?

Microsoft Teams est une application de collaboration qui vous permet de travailler en équipe et d’avoir des conversations au même endroit. Vous pouvez notamment réunir une équipe, utiliser la conversation au lieu de la messagerie électronique ou bien modifier en toute sécurité des fichiers simultanément.

Deux solutions d’utilisation :

Vous pouvez téléchargez Teams pour votre périphérique de bureau, iOS ou Android.

Ou bien utiliser Teams uniquement sur le Web à l’adresse https://teams.microsoft.com

Consultez la vidéo de présentation générale et des items : cliquez ici.

2. Quels sont les navigateurs compatibles ?

Important : tout commence par un compte…

3. Je ne dispose pas de compte utilisateur Office 365 / Teams, à qui dois-je m’adresser pour créer un compte ? 

Vous êtes étudiants, agents administratifs, enseignants, vacataires de l’UNC : cliquez sur ce lien pour obtenir Office 365 Éducation.

En cas de problème, contactez la DNSI par mail à l’adresse 911@unc.nc ou par téléphone au 290 911.

4. Que faire en cas de perte de mon mot de passe de mon compte Office 365 / Teams ? 

• Vous devez faire une demande de réinitialisation de mot de passe de votre compte utilisateur via l’interface de réinitialisation de Microsoft. L’équipe du 911 de la DNSI recevra un mail et procédera à la réinitialisation de votre compte.

Vous pouvez également contacter directement la DNSI par mail à l’adresse 911@unc.nc ou par téléphone au 290 911.

5. Pourquoi je ne vois pas apparaître les visioconférences Teams dans l’agenda de mon application mail ? 

Il n’y a aucune corrélation entre le calendrier de l’application Teams et celui d’Outlook. Il n’y a donc pas de synchronisation automatique des visios Teams que vous avez organisé.

6. Comment organiser une réunion Teams depuis l’application Outlook ? 

Allez dans le calendrier Outlook et suivez les 4 étapes ci-dessous :

7. Comment organiser une réunion Teams si je n’utilise pas l’application Outlook ? 

Voir Astuce numérique n°1.

L’organisateur de la réunion doit pour cela envoyer une invitation avec le lien de la Visio à l’ensemble des participants, incluant le lien vers la visio-conférence Teams.

8. Comment rejoindre une réunion Teams ? 

Consultez le tutoriel disponible ici.

9. Comment créer une équipe, ajoutez des personnes et ajoutez des canaux ? 

Consultez le tutoriel disponible ici. 

10. Comment créer des sous-groupes pour mes TD et TP grâce au salons Teams ?

Consultez le tutoriel disponible ici. 

11. Est-ce que je peux créer une équipe Teams pour mon cours même sans saisir moi-même tous les destinataires ? 

Oui, il est possible de créer des liens d’invitation à une équipe Microsoft Teams sans désigner un destinataire spécifique.  

Voici comment vous pouvez le faire : 

1. Ouvrez Microsoft Teams et sélectionnez “Équipes” sur le côté gauche de l’application. 

1. Sélectionnez l’équipe à laquelle vous souhaitez inviter des personnes. 

1. Cliquez sur “Plus d’options” (trois points) à côté du nom de l’équipe, puis sélectionnez “Gérer l’équipe”. 

1. Dans l’onglet “Membres”, cliquez sur “Inviter des personnes”. 

1. Au lieu d’ajouter des destinataires dans la section “Ajouter des personnes”, cliquez sur “Copier le lien d’invitation”. 

1. Vous pouvez maintenant partager ce lien avec n’importe qui et plus spécifiquement la liste de sympa de votre cours. 

N’importe qui ayant le lien peut demander à rejoindre l’équipe, à condition qu’ils aient un compte Microsoft Teams valide. En tant qu’administrateur de l’équipe, vous recevrez une notification pour approuver ou refuser leur demande. 

Veuillez noter que cette méthode peut varier légèrement en fonction de la version de Microsoft Teams que vous utilisez. Si vous rencontrez des problèmes, je vous recommande de consulter le support en ligne de Microsoft Teams ou votre administrateur informatique. 

12. Existe t’il des liens d’invitation générique à une réunion teams sans que l’on désigne le explicitement le destinataire ? 

Oui, il est possible de créer des liens d’invitation à une réunion Teams sans désigner un destinataire spécifique. Voici comment vous pouvez le faire : 

1. Ouvrez Microsoft Teams et sélectionnez le calendrier sur le côté gauche de l’application. 

1. Cliquez sur “Nouvelle réunion” en haut à droite. 

1. Remplissez les détails de la réunion, y compris le titre, la date et l’heure. 

1. Au lieu d’ajouter des participants dans la section “Ajouter des personnes”, laissez cette section vide. 

1. Cliquez sur “Envoyer” pour créer la réunion. 

1. Une fois la réunion créée, ouvrez la réunion et cliquez sur “Obtenir le lien de la réunion” sous la section “Détails de la réunion”. Vous pouvez maintenant partager ce lien avec n’importe qui. 

N’importe qui ayant le lien peut rejoindre la réunion, à condition qu’ils aient un compte Microsoft Teams valide. Cependant, ils seront placés dans une salle d’attente jusqu’à ce qu’un organisateur les laisse entrer dans la réunion. 

Veuillez noter que cette méthode peut varier légèrement en fonction de la version de Microsoft Teams que vous utilisez. Si vous rencontrez des problèmes, je vous recommande de consulter le support en ligne de Microsoft Teams ou votre administrateur informatique. 

13. Comment discuter et partager des fichiers dans Teams ?

Consultez le tutoriel disponible ici.

14. Comment afficher des diaporamas pendant une réunion ?

Consultez le tutoriel disponible ici.

15. Comment afficher mon écran pendant une réunion ?

Consultez le tutoriel disponible ici. 

16. Comment créer des conversations ?

Consultez le tutoriel disponible ici

17. Comment passer des appels dans Teams ? 

Consultez le tutoriel disponible ici.

18. Quel est le nombre maximal de participants à une réunion Teams ? 

Dans le cadre de l’offre Microsoft Office 365 A1 dont bénéficie l’université, le nombre maximal est fixé à 300 participants.

19. J’ai deux comptes Teams. Puis-je les fusionner ?

Non.

20. Office 365 : comme accéder au pack Office ?

En vous connectant sur www.office.com avec vos identifiants, vous accédez en ligne uniquement (full web) à une version d’Office 365 comprenant les applications habituelles, comme Word, PowerPoint, Excel et OneNote, afin de permettre de collaborer sur des documents, de communiquer en toute transparence et de créer des contenus.

21. Teams : Est-ce que les données sont utilisées par Microsoft ? Quel pouvoir peut avoir le gouvernement américain quant à l’accès à ces données ? Quelles sont les informations qui sont transmises à Microsoft lorsque l’université créée mon compte ?

Vous trouverez les réponses à cette question sur cette page

22. Teams : Est-ce que l’usage de Teams est compatible avec les restrictions imposées par les autres organismes de recherche sur la gestion de nos données (CNRS, Inserm, …) ?

Concernant les données de la recherche où le CNRS et/ou l’INSERM et/ou d’autres tutelles sont aussi copropriétaires, ces décisions doivent normalement faire l’objet d’un consensus entre les tutelles de l’unité.

23. Teams : Est-ce que l’usage de Teams est compatible avec les RGPD ? Ainsi, est-ce que les gestionnaires de mon unité peuvent utiliser Teams pour stocker des données nominatives me concernant ?

Microsoft offre des garanties suffisantes quant à sa capacité à satisfaire aux principales exigences du RGPD, vous trouverez les informations sur cette page.

24. Teams : Est-ce que mon chef de service peut m’imposer l’usage de Teams dans le cadre de mon travail ?

L’autorité hiérarchique reste libre de demander l’utilisation d’un nouveau logiciel / technique pour organiser l’activité. Elle peut imposer la tenue de réunions à distance, sous réserve naturellement qu’elles soient organisées pendant les plages horaires de travail. Dans ces conditions, l’employeur peut également décider des modalités d’organisation de ces réunions (conférence téléphonique, visioconférence, etc.). Il n’y a pas d’obligation à activer la caméra, l’utilisation du micro correspond à un usage adapté et proportionné par rapport aux finalités.

Le chef de service doit veiller à ce que vous bénéficiez d’une formation ou d’informations dès que les exigences d’un poste évoluent (utilisation de nouveaux logiciels, émergence de nouvelles techniques, etc)

25. Pour toute question relative à cette FAQ envoyez un mail à 911@unc.nc
Les questions les plus fréquemment posées serviront à enrichir cette rubrique.

Teams et la sécurité de mes données

26. Quelles sont les conditions générales de vente de Microsoft Teams dans le cadre de la licence utilisée par l’Université ?

Vous trouverez les réponses à cette question sur cette page :

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A noter : l’offre actuelle dont bénéficie l’Université (Office 365 A1) est une offre gratuite sans engagement.

27. Où sont stockées les données (en France, en Europe, Asie/Pacifique…) ?

Vous trouverez sur cette page l’emplacement des données selon le service utilisé :

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28. Est-ce que les données sont utilisées par Microsoft ? Quel pouvoir peut avoir le gouvernement américain quant à l’accès à ces données ? Quelles sont les informations qui sont transmises à Microsoft lorsque l’université créée mon compte ?

Vous trouverez les réponses à ces questions sur cette page :

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29. Est-ce que l’usage de Teams est compatible avec les restrictions imposées par les autres organismes de recherche sur la gestion de nos données (CNRS, Inserm, …) ?

Concernant les données de la recherche ou le CNRS et/ou l’IRD et/ou d’autres tutelles sont aussi copropriétaires, ces décisions doivent normalement faire l’objet d’un consensus entre les tutelles de l’unité.

30. Est-ce que l’usage de Teams est compatible avec les RGPD ? Ainsi, est-ce que les gestionnaires de mon unité peuvent utiliser Teams pour stocker des données nominatives me concernant ?

Microsoft offre des garanties suffisantes quant à sa capacité à satisfaire aux principales exigences du RGPD, vous trouverez les informations sur cette sur cette page :

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