[Covid-19] FAQ et consignes – PERSONNELS

 

 

Afin de prévenir la propagation du virus covid-19, l’Université de la Nouvelle-Calédonie (UNC) a suspendu la tenue de tous les cours et formations en présentiel dès le 19 mars 2020. Depuis le lundi 23 mars 2020 (18h), l’UNC a interdit l’accès aux campus de Nouville et de Baco, jusqu’à nouvel ordre.

Seules les personnes autorisées par l’UNC, ainsi que les personnes logées dans les différentes résidences, peuvent accéder au campus.

Ces décisions prises au regard de la situation mondiale d’épidémie entraînent des modifications dans la situation de travail des agents publics.

Ce document a été élaboré pour vous permettre de comprendre ces changements et les incidences sur votre statut. Il permet de clarifier le cadre juridique dans lequel s’exerce l’activité des agents publics dans ce contexte particulier.

En cas d’impossibilité de télé-travailler, les agents qui ne sont pas chargés de contribuer au maintien des activités indispensables sont placés en Autorisation exceptionnelle d’absence.

Il sera complété au fur et à mesure des nouvelles décisions nationales et/ou locales, ainsi qu’à partir des questions que vous seriez amené à nous poser.

Si vous ne trouvez pas ici les réponses à vos questions ou à une situation particulière, nous vous invitons à adresser vos demandes et remarques par mail, à l’adresse rh@unc.nc.

 

Q1 : PLAN DE CONTINUITÉ D’ACTIVITÉ (PCA)

Le 24 mars 2020, l’UNC a déployé son plan de continuité d’activité. L’objectif de ce PCA est d’organiser la réaction opérationnelle et d’assurer le maintien des activités indispensables pour l’université, que ce soit pour ses étudiants ou pour ses personnels. Ce PCA détermine les agents devant être impérativement, soit présents physiquement, soit en télétravail actif avec un matériel adapté, professionnel ou personnel.

Pour information, les établissements publics ne peuvent pas se déclarer en chômage partiel. C’est une procédure réservée aux entreprises.

 

Q2 : Quels sont les agents autorisés à venir travailler sur le campus ?

Seuls les agents participant au plan de continuité de l’activité en présentiel, se rendent effectivement sur leur lieu de travail.

Pour l’UNC, il s’agit des agents de gardiennage, des agents d’entretien, les membres de la cellule de crise et certains agents de la Direction du Numérique et du Système d’Information (DNSI) et de la Direction de l’Équipement, de la Prévention, de l’Immobilier et de la Logistique (DEPIL).

Des aménagements ponctuels répondant à des nécessités impérieuses de service peuvent être mis en place.

 

Q3 : TÉLÉTRAVAIL

Le télétravail devient la règle impérative.

L’UNC comme tous les employeurs contribue à lutter contre la diffusion du Covid-19, en mettant en place systématiquement le télétravail, lorsque le poste le permet.

Une attestation de télétravail est élaborée pour chaque agent concerné.

Les personnels en télétravail doivent renseigner le formulaire ad hoc avec leur responsable qui le soumet à la décision du président de l’université après visa de la direction générale des services.

Q4 : AUTORISATION EXCEPTIONNELLE D’ABSENCE

Si le télétravail ne peut être mis en place, les agents sont placés en Autorisation exceptionnelle d’absence (AEA).

Une attestation d’Autorisation exceptionnelle d’absence est élaborée par la DRH pour chaque agent concerné.

Situation des agents placés en AEA :

  • Durée : la durée de cette AEA n’est pas précisée. Elle dépendra des décisions liées à la fin de l’épidémie.
  • Rémunération : l’agent bénéficie de l’intégralité de sa rémunération (traitement et primes).
  • Droits à congés et RTT : la période d’AEA n’a pas d’incidence sur le calcul des droits à congés. En revanche, elle ne génère pas de jours de RTT. Les RTT seront donc diminués en fonction de la durée de l’absence exceptionnelle.
  • Incidences sur la carrière et la retraite : l’agent bénéficie du maintien de ses droits à avancement et de ses droits à la retraite.
  • Peut-on passer des agents de télétravail à une AEA ? Oui. L’établissement peut décider d’arrêter le télétravail d’un agent pour le placer en AEA, s’il n’a plus d’activité à lui confier par exemple.
Q5 : AGENTS ABSENTS POUR GARDE D’ENFANTS

Les agents qui doivent garder leurs enfants du fait des fermetures des crèches et établissements scolaires, et pour lesquels le télétravail ne peut pas être mis en place, sont placés en Autorisation exceptionnelle d’absence.

  • Je dois garder mes enfants. Suis-je placé(e), comme les salariés du privé, en arrêt maladie ? Non, les agents publics (fonctionnaires ou contractuels) de l’université qui ne sont pas en télétravail bénéficient d’une Autorisation exceptionnelle d’absence.

 

Q6 : AGENTS ABSENTS DU FAIT D’UNE PATHOLOGIE À RISQUE

Les agents présentant une pathologie à risque (liste définie par le Haut conseil de la santé publique le 14 mars 2020), et pour lesquels le télétravail ne peut pas être mis en place, sont placés en Autorisation exceptionnelle d’absence.

  • J’ai une pathologie à risque. Dois-je demander, comme les salariés du privé, un arrêt maladie ? Non, les agents publics (fonctionnaires ou contractuels) de l’université qui ne sont pas en télétravail bénéficient d’une Autorisation exceptionnelle d’absence.
Q7 : AGENTS MALADES

Tout agent présentant un certificat médical est placé en congé de maladie ordinaire. Les règles habituelles de rémunération s’appliquent.

La situation des agents en congé de longue maladie, de longue durée ou en congé pour accident de service reste inchangée.

 

Q8 : AGENTS BLOQUÉS EN MÉTROPOLE OU A L’ EXTÉRIEUR DE LA NOUVELLE-CALÉDONIE

Les agents bloqués en métropole ou à l’extérieur de la Nouvelle-Calédonie du fait du confinement et de l’arrêt des liaisons aériennes sont placés en télétravail si leur poste le permet et que leur situation le permet (accès aux outils informatiques). Dans le cas contraire, ils sont placés en Autorisation exceptionnelle d’absence.

 

Q9 : DROIT DE RETRAIT

Un agent peut se retirer d’une situation de travail lorsqu’il a un motif raisonnable de penser qu’elle présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé.

Dans le contexte actuel, dans la mesure où l’employeur a mis en œuvre les dispositions et les recommandations nationales et locales visant à protéger la santé et à assurer la sécurité de son personnel, qu’il a informé et préparé son personnel, le droit individuel de retrait ne peut pas trouver à s’exercer, pour des raisons liées au Covid-19.

La réquisition est possible dès lors qu’elle concernerait les activités essentielles visées dans le PCA.

Q10 : RÉMUNÉRATION

Durant cette période de pandémie, la rémunération des agents est intégralement maintenue, quelle que soit leur situation (télétravail, présentiel ou Autorisation exceptionnelle d’absence). Les modifications de situation liées au Covid-19 n’ont pas d’influence sur la rémunération des agents.

Q10-1 : J’ai un contrat qui fixe en début d’année un nombre prévisionnel des heures que je dois effectuer, comment ces heures sont-elles décomptées durant cette période ?

Vous serez rémunéré sur la base du nombre d’heures effectuées que celles-ci soient faites en présentiel et/ou en distanciel.

Q10-2 : Je suis moniteur étudiant, comment vais-je être rémunéré ?

Votre contrat prévoit une rémunération horaire sur état mensuel. Dès lors que vous avez effectué des heures elles vous seront rémunérées.

Q10-3 : Les gratifications versées aux stagiaires sont maintenues durant cette période. Les stagiaires sont placés en télétravail et doivent continuer leurs activités, en lien avec leur tuteur. Les stages peuvent cependant être suspendus ou interrompus. Dans ce cas la gratification est suspendue ou interrompue.

Q10-4 : J’exerce une responsabilité pédagogique ou une charge administrative, quel est l’impact de l’interdiction de campus sur ces primes ? Il n’y a pas d’impact sur la rémunération de ces primes dès lors que la responsabilité pédagogique ou la charge administrative a pu être exercée.

Q10-5 : Rémunération des cours en distanciel : Par principe, toutes les heures d’enseignement réalisées que ce soit pour les titulaires et les vacataires, seront comptabilisées dans le service et rémunérée. Concrètement, les heures d’enseignement effectuées à distance selon le plan de continuité pédagogique seront comptabilisées normalement dans le service ou prises en compte comme heures complémentaires selon le cas. De même, préparer un support pour remplacer un cours de 2h de CM sera comptabilisé comme 2h de CM, et assurer une permanence skype de 2h pour un TD sera validé comme TD même si peu d’étudiants se connectent.

Q10-6 : Versement des PRES et PES (primes semestrielles) : les primes de recherche et d‘enseignement supérieur (enseignants-chercheurs) et les primes d’enseignement supérieur (autres enseignants) seront versés normalement en juin et décembre, sur présentation de l’attestation demandée.

Q11 : CONGÉS ANNUELS, DURÉE DU TRAVAIL ET JOURS DE REPOS
  • Je n’ai pas travaillé (en présentiel ou en télétravail) durant la période de confinement, ai-je droit au maintien du nombre annuel de mes jours de congés ? Oui. Vous avez été placé en Autorisation exceptionnelle d’absence et cette période n’a pas d’incidence sur le calcul de votre droit à congés mais elle ne génère pas de jours de RTT.
  • Les congés qui avaient été posés et validés, sur ce qui est à présent une période de confinement sont-ils réputés pris ou faut-il les annuler ? Vous pouvez demander à annuler ces congés MAIS l’établissement n’a pas l’obligation d’accéder à votre demande et d’annuler les congés posés et validés.
  • Peut-on m’imposer de prendre/d’annuler des jours de congés ? Oui. L’établissement peut à la fois maintenir et/ou modifier des congés posés et imposer des dates, pour des motifs tirés de l’intérêt du service.
  • Reliquat des congés 2019 : à titre exceptionnel les reliquats des congés 2019 pourront être reportés jusqu’au 31 juillet 2020.
Q12 : RECRUTEMENTS

L’embauche de nouveaux agents est-elle permise pendant cette période ? Oui.

L’UNC peut recruter des agents, y compris des vacataires et des “missionnaires” en distanciel, dès lors que ce recrutement concoure notamment au déploiement d’un enseignement/d’une mission pédagogique du PCP.

 

Q13 : RENOUVELLEMENT DE CONTRAT

L’UNC peut renouveler les contrats arrivant à terme durant cette période d’épidémie, dans la mesure où le besoin existera à l’issue de cette crise.

Q14 : FORMATIONS

Toutes les formations des agents ont été annulées par les différents organismes.

Les formations obligatoires qui conditionnent la titularisation ne pouvant être assurées, une ordonnance prévoira qu’elles ne compromettent pas la titularisation et permettra qu’elles puissent être réalisées postérieurement à la titularisation et ce jusqu’au 31 décembre 2020.

Il est rappelé aux agents qu’ils ont la possibilité de suivre des formations à distance type MOOC. Cette possibilité est fortement recommandée notamment pour les personnels préparant un concours d’accès à la fonction publique ou bénéficiant de la prise en charge par l’UNC d’une VAE.

 

Q15 : ÉVALUATIONS / TABLEAUX D’AVANCEMENT / LISTES D’APTITUDE

Si certains services parviennent à organiser les entretiens professionnels annuels, ce n’est pas le cas pour tous les agents. Aussi, certaines dates limites pour le retour des CREP (Compte Rendu d’Entretien Professionnel) ont été modifiées.

Il en sera certainement de même pour la date de retour des avis liés aux tableaux d’avancement et aux listes d’aptitude (toujours fixée au 10 avril ou au 4 mai selon les grades).

Ce report concerne aussi la date de retour des avis liés aux tableaux d’avancement et aux listes d’aptitude.

La DRH se charge d’informer les évaluateurs de ces modifications.

 

Q16 : CONCOURS DE RECRUTEMENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE

Tous les concours qui devaient se tenir durant cette période sont reportés. Les nouvelles dates d’organisation des concours seront précisées ultérieurement par les autorités organisatrices.

La période pour déposer les dossiers de candidature aux concours d’enseignants-chercheurs (procédure synchronisée) a été rallongée jusqu’au 9 avril 2020. La procédure de dépôt est entièrement dématérialisée sur la plateforme Galaxie.

Les règles pour l’organisation des jurys de concours en cours sont également modifiées afin d’assouplir la règle du quorum présentiel.

 

Q17 : S’ORGANISER EN TÉLÉTRAVAIL

Confinement, garde d’enfants, télétravail, gestion de la distance, nécessité de coordination accrue, etc., avec le coronavirus, vie privée et vie professionnelle se trouvent bouleversées et nous obligent à nous adapter en repensant nos méthodes de travail.

Travailler à distance du jour au lendemain peut générer des questions sur l’organisation du travail. Voici quelques conseils pour vous aiguiller au mieux dans ce nouveau mode de travail.

N’hésitez pas à partager vos questions, expériences et astuces à l’adresse rh@unc.nc, afin de nous permettre de compléter ce document et d’améliorer ensemble nos pratiques.

Les clés pour un télétravail réussi :

  • organisez votre espace de travail,
  • rythmez vos journées,
  • sollicitez votre manager,
  • gardez le contact.

 

ORGANISEZ VOTRE ESPACE DE TRAVAIL

  • Optimisez votre capacité de concentration en aménageant un espace dédié au télétravail ou, si ce n’est pas possible, informez votre entourage lorsque vous travaillez.
  • Installez-vous confortablement en veillant à avoir une bonne posture afin de vous sentir bien devant votre poste de travail.
  • Assurez-vous d’avoir tout l’équipement nécessaire pour bien travailler à distance (débit suffisant, ordinateur, casque si besoin, dossiers en ligne, outils de travail collaboratif installés). Pour toute question relative à l’installation des outils informatiques, n’hésitez pas à contacter les collègues de la DNSI à l’adresse 911@unc.nc.

 

RYTHMEZ VOS JOURNÉES

 Essayez de trouver un équilibre vie pro / vie perso.

  • Créez des routines le matin, le midi et le soir pour « aller » au travail et « sortir » du travail. Ne vous laissez pas submergé par l’impression d’être tout le temps au travail.
  • Définissez bien vos moments de disponibilité professionnelle pour rester joignable en fonction de vos contraintes.
  • Priorisez vos tâches en réalisant une liste des choses à faire.
  • Prévoyez des temps de repos. Bougez, prenez l’air de temps en temps (pas trop longtemps et sans vous éloigner de votre domicile bien sûr).

 

SOLLICITEZ VOTRE MANAGER

  • Informez votre manager si vous avez des difficultés dans l’utilisation des outils.
  • Sollicitez votre manager en toute liberté pour gérer les urgences.
  • Échangez sur un besoin d’accompagnement dans la mise en œuvre des conditions du télétravail. Prévenez votre manager pour trouver plus de souplesse dans votre temps de travail si vous devez par exemple accompagner vos enfants dans leur travail scolaire.
  • Exprimez les contraintes que vous ne pouvez pas maîtriser.
  • Trouvez des solutions communes pour rompre le sentiment d’isolement s’il est mal vécu : vous pouvez garder des temps d’échanges visio et téléphoniques avec vos collègues pour rompre l’isolement et conserver une dynamique d’équipe.

 

GARDEZ LE CONTACT

  • Établissez une relation de proximité avec vos collègues avec des temps d’échanges réguliers.
  • Instaurez des règles de communication et d’organisation pour un travail collaboratif à distance (en visio ou téléconférence : prise de parole chacun son tour, partage de fichier et ouverture de droit, canal de travail collaboratif dédié).
  • Priorisez les moyens de contact : téléphone pour l’urgent/important, visio pour la réunion de travail, mail pour le contenu plus complexe, outils de travail collaboratif pour réagir à plusieurs.
Q18 : COMMENT AMÉNAGER AU MIEUX SON POSTE DE TRAVAIL À LA MAISON PENDANT LA PÉRIODE DE CONFINEMENT ?

Source INRS

Q19 : COMMENT MÉNAGER SA FATIGUE VISUELLE ?
  • Reposez vos yeux en apposant vos paumes de mains sur les yeux, restez 30 secondes,
  • Massez le contour des yeux en faisant des mouvements circulaires, du coin interne au coin externe,
  • Décrivez des mouvements en forme de 8 couché (∞) avec vos yeux en un seul mouvement, plusieurs fois et sans marquer de temps d’arrêt,
  • Faites varier la vision dans la profondeur de champs : positionner votre doigt à une trentaine de centimètre de votre visage, alternez le regard au plus loin, puis sur votre doigt,
  • Clignez des yeux plus souvent pour éviter les sécheresses oculaires,
  • Éloignez vos yeux de l’écran toutes les heures ou alternez les tâches.

 

Q20 : QUELS SONT LES MOUVEMENTS QUE JE PEUX FAIRE POUR M’ÉTIRER?

 

Source CMIE

 

 

FAQ Informatique

 

Q1 : Comment est-ce que je me connecte en VPN ?

R1 : En suivant la procédure VPN “OPENVPN

 

Q2 : Comment est-ce que je sais que je suis bien connecté en VPN ?

R2 : L’icône de cadenas en bas à droite dans votre barre des tâches est verte :

 

Q3 : Ma Zapette, Scolarix ou Scolpédagogie ne démarrent pas, j’ai un message d’erreur indiquant un fichier introuvable.

R3 : Assurez-vous d’être bien connecté par VPN au préalable.

 

Q4 : Est-ce que j’ai un compte Skype Entreprise ?

R4 : Tous les personnels administratifs et enseignants de l’UNC disposant d’un compte sur la messagerie Exchange ont un compte Skype Entreprise activé.

 

Q5 : Comment insérer une signature dans un fichier PDF sans avoir Adobe Acrobat DC PRO ?

R5 : En créant un tampon de signature avec une photo de votre signature. Un tutoriel est disponible sur Insérer une signature dans un fichier PDF avec Adobe Reader.

 

Q6 : Comment créer un fichier PDF à partir d’un document existant (Image, document Word, Excel, etc.)

R6 : Vous pouvez imprimer vos documents en PDF. Un tutoriel est disponible sur Comment créer un fichier PDF à partir d’un document existant (Image, document Word, Excel, etc.)

 

Q7 : Mes lecteurs réseaux ne sont plus là, comment faire ?

R7 : Suivre la procédure de reconnexion des lecteurs réseaux absents sur Reconnecter les lecteurs réseaux absents.

 

Q8 : Mes lecteurs réseaux ont une croix rouge alors que le VPN est bien lancé ?

R8 : Ce n’est pas anormal, ils n’ont pas pu détecter le réseau avant le démarrage du VPN lors de votre connexion sur l’ordinateur. Si votre VPN est bien lancé, cliquer dessus devrait vous permettre d’accéder à vos fichiers et la croix rouge disparaîtra.

 

Q9 : Comment contacter l’assistance technique en cas de problème ?

R9 :  La hotline informatique est joignable par téléphone au 290.911 du lundi au vendredi, de 7h30 à 11h30 et de 12h30 à 16h00.  Vous pouvez déclarer vos incidents 24/24 et 7/7 sur l’adresse 911@unc.nc , un technicien reviendra vers vous.

 

Q10 : Comment configurer son téléphone pour la messagerie UNC

R10 : Suivez le tutoriel Messagerie UNC : Configurer son Smartphone (Android, IOS).

 

Q11 : Partagez la connexion 4G de votre téléphone avec un ordinateur ou une tablette

R11 : Suivez le tutoriel Partager la connexion 4G de son téléphone sur un ordinateur.

 

Q12 : Comment connecter mon téléphone à Internet en 4G ?

R12 :  L’OPT propose des guides de configuration accessibles sur https://www.opt.nc/particuliers/mobile/parametrer-internet-sur-mon-mobile